Tabela criada pelo Arquivo Público determina prazo de guarda dos documentos e sua destinação após esse período.

A prefeitura de Rio Claro ganhou nesta terça-feira (7) a segunda tabela de temporalidade, criada pelo Arquivo Público e Histórico do município, para a Secretaria do Meio Ambiente. O primeiro setor a ser beneficiado com o instrumento foi o de agricultura em setembro do ano passado, e os próximos contemplados serão recursos humanos e segurança.

A tabela de temporalidade determina o tempo de guarda dos documentos (digital e impresso) e sua destinação após o encerramento de prazo, bem como as ações e procedimentos necessários para isso com base na legislação vigente. “A ideia é diminuir a quantidade de documentos arquivados, mantendo sob guarda apenas os documentos essenciais, dentro do prazo de validade e que têm função histórica”, explica a superintendente do Arquivo Público, Monica Frandi Ferreira.

O decreto que cria a tabela de temporalidade do meio ambiente foi assinado nesta terça-feira (7) pelo prefeito João Teixeira Junior, o Juninho da Padaria. “Agradeço o empenho da equipe do Arquivo Público e das secretarias que contribuíram para a criação desse instrumento que, além de cumprir uma exigência legal, gera economia aos cofres públicos e facilita o acesso às informações”, destaca Juninho.

De acordo com Monica, as tabelas de temporalidade são instrumentos da gestão documental que permitem maior agilidade nas tomadas de decisões dos gestores, redução de custos com armazenamento, preservação dos documentos de valor comprobatório e eliminação de documentos prescritos pela tabela. “Rio Claro é uma das três cidades paulistas a criarem esse instrumento que permitirá integração ao programa estadual SP Sem Papel que incentiva a adoção do processo digital”, informa.

A gestão documental é primordial para atender as exigências da Lei Federal de Acesso à Informação (nº 12.527/2011) e as conformidades do “Guia Técnico da Transparência Municipal”, publicado pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo no início de 2019.

A tabela de temporalidade do meio ambiente foi elaborada pelos funcionários do Arquivo Público Noemi Andreza da Penha, Ednaldo A. R. da Mata e Shirlei de Freitas, com a colaboração dos membros da Comissão da Avaliação de Documentos e Acesso (Cada) da Secretaria do Meio Ambiente, Wallace Algisi e Nalia Bortolim. Também participaram da assinatura o secretário do Meio Ambiente, Ricardo José Lemes, e o gerente José César Pedro, da Secretaria Municipal dos Negócios Jurídicos.

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